Informativa sul trattamento dei dati personali, ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679
Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (d’ora in poi GDPR) La informiamo che i dati personali acquisiti sono trattati, anche in via automatizzata, da EnginSoft SpA, per la partecipazione all’evento “International CAE Conference and Exhinition” e per l’invio di comunicazioni sui futuri eventi, iniziative e attività di EnginSoft SpA.
1. Titolare
Il titolare dei trattamenti dei dati personali è EnginSoft SpA, con sede legale in Trento (Italia), Via della Stazione 27 – Frazione Mattarello, nella persona dell’Amministratore Delegato.
Il titolare ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (RPD o Data Protection Officer – DPO) che può essere contattato all’indirizzo email: dpo@enginsoft.com.
I dati personali dell’utente sono trattati da soggetti autorizzati dal Titolare e da Responsabili del trattamento appositamente nominati e istruiti da EnginSoft Spa.
Inoltre i dati personali dell’utente potranno essere ceduti ad altri “Titolari” previo consenso specifico dell’interessato.
2. Dati personali raccolti
I dati personali raccolti sono essenzialmente: dati identificativi, di contatto e anagrafica (nome, cognome, data di nascita, indirizzo e-mail, professione, ente, numero cellulare, documento identificativo), tipologia di accesso all’evento (partecipante, espositore, organizzatore, speaker). Gli stessi sono forniti direttamente dall’interessato contestualmente alla prestazione del consenso al trattamento.
Durante la fruizione fisica dell’evento, vengono raccolte informazioni relative all’accesso alla conferenza stessa (sessione, ora di accesso).
Vista la natura ibrida dell’evento (fruizione in presenza o via streaming online), l’evento verrà divulgato in diretta streaming su piattaforma messa a disposizione da partner del Titolare dei trattamenti e sarà visibile esclusivamente ai partecipanti, agli sponsor, agli organizzatori e agli speaker dell’evento.
Si comunica che l’evento “International CAE Conference and Exhibition” potrà essere oggetto di riprese e registrazioni audio-video. I dati oggetto del trattamento, incluse le immagini, delle riprese e delle registrazioni audio-video (in seguito, le “immagini”), anche in forma parziale e/o modificata o adattata, realizzate nel corso dell’evento verranno trattati, nel pieno rispetto del GDPR. I dati saranno trattati, anche con l’ausilio di mezzi elettronici, da soggetti specificatamente incaricati, per le attività di divulgazione e comunicazione di EnginSoft SpA.
Le immagini raccolte saranno conservate, anche con l’ausilio di mezzi elettronici, da soggetti specificatamente incaricati, per le attività di divulgazione e comunicazione di EnginSoft SpA. Le immagini raccolte saranno conservate, anche in forma elettronica e su qualsiasi supporto tecnologico per le finalità e nei limiti sopra definiti nonché attraverso social network (LinkedIn, Youtube a titolo esemplificativo ma non esaustivo).
3. Finalità del trattamento
La finalità del trattamento dei dati personali è la partecipazione e documentazione dell’evento. I dati forniti verranno trattati unicamente per organizzare, gestire e documentare l’evento anche con immagini e video e per l’invio di comunicazioni sui futuri eventi, iniziative e attività di EnginSoft SpA e, se autorizzati tramite consenso separato dell’interessato, gli espositori partner di EnginSoft SpA.
Nella seguente tabella vengono specificate per ognuna delle finalità sopra individuate la base giuridica, le categorie di dati personali, e il relativo periodo di conservazione:
| Finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali | Base giuridica del trattamento | Categorie di dati personali oggetto di trattamento |
|---|---|---|
Finalità 1: Iscrizione all’evento e ricezione delle istruzioni per la fruizione dell’evento. |
Consenso (art. 6, paragrafo 1, lettera a) del Regolamento UE 2016/679) |
Dati identificativi, Dati anagrafici, Dati di contatto, Tipologia di fruizione |
Finalità 2: Partecipazione all’evento. I dati forniti verranno trattati unicamente per organizzare, gestire l’evento. |
Consenso (art. 6, paragrafo 1, lettera a) del Regolamento UE 2016/679) |
Dati identificativi, Dati anagrafici, Dati di contatto, Tipologia di fruizione, Dati di partecipazione alle sessioni |
Finalità 3: Riprese live audio-video per la trasmissione delle sessioni dell’evento visibile ai partecipanti all’evento via web. |
Consenso (art. 6, paragrafo 1, lettera a) del Regolamento UE 2016/679) |
Immagini e voce |
Finalità 4: Registrazione dell’evento per la disseminazione dello stesso mediante i canali di comunicazione ufficiali di EnginSoft SpA, compresi social network e per la promozione delle attività di EnginSoft SpA. |
Consenso (art. 6, paragrafo 1, lettera a) del Regolamento UE 2016/679) |
Immagini e voce |
Finalità 5: Conservazione e archiviazione. |
Consenso (art. 6, paragrafo 1, lettera a) del Regolamento UE 2016/679) |
Filmato registrazione |
Finalità 6: Invio comunicazioni su futuri eventi, iniziative e attività di EnginSoft SpA, anche in collaborazione con altri enti, tramite invio di e-mail e newsletter. |
Consenso (art. 6, paragrafo 1, lettera a) del Regolamento UE 2016/679) |
Dati identificativi, Dati anagrafici, Dati di contatto, Tipologia di fruizione, Dati di partecipazione alle sessioni |
Finalità 7: Cessione a partner EnginSoft (sponsor, espositori) in qualità di titolari autonomi per finalità di marketing o comunicazioni post-evento. |
Consenso (art. 6, paragrafo 1, lettera a) del Regolamento UE 2016/679) |
Dati identificativi, Dati anagrafici, Dati di contatto, Tipologia di fruizione, Dati di partecipazione alle sessioni |
4. Periodo di conservazione
I dati personali verranno conservati per un periodo di tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per le quali essi sono trattati.
5. Categorie di destinatari
In relazione alle finalità indicate, i dati potranno essere trasmessi a società e/o persone che prestano servizi, anche esterni, per conto del Titolare per la realizzazione, la promozione e la comunicazione dell’evento oltre che ai soggetti che ospitano l’evento.
I dati potranno essere altresì comunicati anche ai partner che concorrono all’organizzazione dell’evento e agli enti promotori anche in qualità di sponsor e fotografie e registrazioni audio-video potranno essere diffuse su siti, istituzioni, su brochure e pubblicazioni in formato cartaceo ed elettronico, nonché su riviste – anche elettroniche – ed altro materiale multimediale.
I dati da lei forniti potranno essere inseriti sulla piattaforma di Mailing istituzionale, per l’invio di “newsletter” EnginSoft SpA.
6. Natura dei dati
Il conferimento dei dati è facoltativo.
Il rifiuto a fornire i dati comporta l’impossibilità di registrarsi e quindi di partecipare all’evento. Qualora non volesse essere oggetto di ripresa audio-video e/o di diffusione delle immagini, non dovrà partecipare all’evento.
La base giuridica del trattamento è il consenso espresso dall’interessato. Tale consenso viene espresso in occasione della compilazione del modulo di registrazione.
7. Diritti dell’interessato
L’interessato, in relazione ai dati personali oggetto della presente informativa, ha la facoltà di esercitare i diritti previsti dal Regolamento UE di seguito riportati:
- Diritto di accesso dell’interessato (art. 15 del GDPR): la possibilità di essere informato sui trattamenti effettuati sui propri dati personali ed eventualmente riceverne copia.
- Diritto di rettifica dei propri dati personali (art. 16 del GDPR): l’interessato ha diritto alla rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano.
- Diritto di cancellazione dei propri dati personali senza giustificato ritardo (art. 17 del GDPR): l’interessato ha, così come avrà, diritto alla cancellazione dei propri dati (“diritto all’oblio”).
- Diritto di ottenere la limitazione del trattamento (art. 18 del GDPR): nel caso, tra l’altro, di trattamenti illeciti o contestazione dell’esattezza dei dati personali.
- Diritto alla portabilità dei dati (art. 20 del GDPR): l’interessato potrà richiedere in formato strutturato i propri dati personali al fine di trasmetterli ad altro titolare, nei casi previsti dal medesimo articolo.
- Diritto di opposizione al trattamento dei propri dati personali (art. 21 del GDPR): l’interessato ha, così come avrà, diritto alla opposizione del trattamento dei propri dati personali.
- Diritto di non essere sottoposto a processi decisionali automatizzati (art. 22 del GDPR): l’interessato ha, così come avrà, diritto a non essere sottoposto ad una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato.
EnginSoft Spa, in ossequio all’art. 19 del GDPR, procede a informare i destinatari cui sono stati comunicati i dati personali, le eventuali rettifiche, cancellazioni o limitazioni del trattamento richieste, ove ciò sia possibile.
Con riferimento alle finalità sopra indicate, l’interessato ha la facoltà di procedere, in ogni momento, alla revoca del consenso del trattamento dei dati identificativi e anagrafici inviando una email a: dpo@enginsoft.com.
Ai sensi dell’art. 7 del GDPR, la revoca del consenso non comporta pregiudizio sulla liceità del trattamento basata sul consenso effettuato prima dell’avvenuta revoca.
L’interessato che ritenga che il trattamento dei dati personali che lo riguardano non sia conforme alle disposizioni vigenti ovvero se la risposta ad un’istanza con cui esercita uno o più diritti sopraelencati non previene nei tempi indicati o non è soddisfacente, può rivolgersi all’autorità giudiziaria o al Garante per la Protezione dei Dati Personali, in quest’ultimo caso mediante un reclamo ai sensi dell’art. 77 del GDPR come da modalità indicate all’indirizzo web: www.gpdp.it/modulistica-e-servizi-online/reclamo.
Information on the processing of personal data, pursuant to Article 13 of EU Regulation 2016/679
Pursuant to Article 13 of EU Regulation 2016/679 (henceforth GDPR) we hereby inform you that the personal data acquired is processed, including by automated means, by EnginSoft SpA for participation in the “International CAE Conference and Exhibition” event and for sending communications about EnginSoft SpA's future events, initiatives, and activities.
1. Owner
EnginSoft SpA, with its registered office in Trento (Italy), Via della Stazione 27 – Frazione Mattarello, in the person of the Managing Director, is the owner of the personal data processing.
The owner has appointed a Data Protection Officer (DPO) who can be contacted at the email address:
dpo@enginsoft.com.
The user's personal data is processed by persons authorized by the Owner and by Data Processing Managers specifically appointed and instructed by EnginSoft Spa.
In addition, the user's personal data may be transferred to other "Holders" with the specific consent of the person concerned.
2. Personal Data Collected
The personal data collected essentially includes: identifying, contact and personal data (name, surname, date of birth, e-mail address, profession, institution, cell phone number, identity document), and type of access to the event (participant, exhibitor, organizer, speaker). The data is provided directly by the interested party at the same time that they give their consent to its processing.
During the physical participation in the event, information relating to the access to the conference itself is collected (session, time of access).
Given the hybrid nature of the event (physical attendance of the event or participation via online streaming), the event will be streamed live on a platform provided by a partner of the Data Controller and will be visible only to event participants, sponsors, organizers, and speakers.
Please note that the “International CAE Conference and Exhibition” event may be the subject of recordings and audio-video recordings. The data so processed, including images, films, and audio-video recordings (hereinafter, the "images"), even in partial and/or modified or adapted form, made during the event will be treated in full compliance with the GDPR. The data will be processed, including by electronic means, by persons specifically appointed for EnginSoft SpA's dissemination and communication activities.
The collected images will be stored, also using electronic means, by specifically appointed parties, for EnginSoft SpA's dissemination and communication activities. The collected images will also be stored, including in electronic form and on any technological medium for the purposes and within the limits defined above, as well as on social networks (including but not limited to, LinkedIn, YouTube, by way of example).
3. Purposes of processing
The purpose of the processing of personal data is for participation in and documentation of the event. The data provided will be processed solely for the purposes of organizing, managing, and documenting the event including with images and videos and for sending communications about EnginSoft SpA's future events, initiatives, and activities and, if authorized by separate consent of the interested party, EnginSoft SpA's partner exhibitors.
The legal basis, the categories of personal data, and the relevant storage period for each of the purposes identified above are specified in the following table:
| Intended purposes of the processing of personal data | Legal basis of processing | Categories of personal data processed |
|---|---|---|
Purpose 1: Registration for the event and receipt of instructions on how to participate in the event. |
Consent (Article 6 Section (1)(a) of EU Regulation 2016/679). |
Identification data, Personal data, Contact data, Means of participation |
Purpose 2: Participation in the event. The data provided will be used only to organize and manage the event. |
Consent (Article 6 Section (1)(a) of EU Regulation 2016/679). |
Identification data, Personal data, Contact data, Means of participation, Session participation data |
Purpose 3: Live audio-video footage for transmission of the event sessions visible to event attendees via web. |
Consent (Article 6 Section (1)(a) of EU Regulation 2016/679). |
Images and voice |
Purpose 4:Registration of the event for the dissemination of the same through EnginSoft SpA's official communication channels including social networks and for the promotion of EnginSoft SpA's activities. |
Consent (Article 6 Section (1)(a) of EU Regulation 2016/679). |
Images and voice |
Purpose 5: Retention and storage. |
Consent (Article 6 Section (1)(a) of EU Regulation 2016/679). |
Video Recording |
Purpose 6: Sending communications about EnginSoft SpA's future events, initiatives, and activities also in association with other entities, by means of e-mails and newsletters. |
Consent (Article 6 Section (1)(a) of EU Regulation 2016/679). |
Identification data, Personal data, Contact data, Means of participation, Session participation data |
Purpose 7: Transfer to EnginSoft SpA partners (sponsors, exhibitors) as autonomous holders for marketing purposes or post-event communications. |
Consent (Article 6 Section (1)(a) of EU Regulation 2016/679). |
Identification data, Personal data, Contact data, Means of participation, Session participation data. |
4. Retention period
Personal data will be kept for the period of time strictly necessary to achieve the purposes for which they are processed.
5. Categories of recipients
In relation to the purposes indicated, the data may be transmitted to companies and/or persons who provide services, including external services, on behalf of the Owner for the realization, promotion, and communication of the event as well as to the subjects hosting the event.
The data may also be communicated to partners who contribute to the organization of the event and to the promoters also in the quality of sponsors, and photographs and audio-video recordings may be disseminated on sites, institutions, brochures, and publications in paper and electronic format, as well as in magazines - including electronic - and other multimedia material.
The data you provide may be included in the institutional mailing platform, for the sending of the EnginSoft SpA “Newsletter”.
6. Nature of the data
The provision of data is voluntary.
The refusal to provide data involves the inability to register and therefore to participate in the event. If you do not wish to be the subject of audio-video filming and / or dissemination of images, you should not participate in the event.
The legal basis of the treatment is the consent expressed by the person concerned. This consent is expressed when filling out the registration form.
7. Rights of the interested party
The interested party, in relation to the personal data that is the subject of this notice, has the right to exercise the rights provided by the EU Regulation described below:
- Right of access of the data subject (Art. 15 of the GDPR): the right to be informed about the processing operations performed on one's personal data and, if necessary, to receive a copy thereof.
- Right to rectification of one's personal data (Art. 16 of the GDPR): the data subject has the right to rectify inaccurate personal data concerning him- or herself.
- Right to erasure of one's personal data with no undue delay (Art. 17 of the GDPR): the data subject has, and will have, the right to the erasure of their data ("right to be forgotten").
- Right to restriction of processing ( Art. 18 of the GDPR): in the case of, inter alia, unlawful processing or contestation of the accuracy of personal data.
- Right to data portability ( Art. 20 of the GDPR): the interested party may request their personal data in a structured format in order to transmit it to another owner, in the cases provided for by the same article.
- Right to object to the processing of their personal data ( Art. 21 of the GDPR): the data subject has, and will have, the right to object to the processing of their personal data.
- Right not to be subjected to automated decision-making processes (Art. 22 of the GDPR): the data subject has, and will have, the right not to be subjected to a decision based solely on automated processing.
EnginSoft Spa, in accordance with Article 19 of the GDPR, undertakes to inform the recipients to whom the personal data was communicated, any rectification, cancellation or restriction of processing required, where this is possible.
With reference to the above-mentioned purposes, the interested party has the right to proceed, at any time, to revoke his/her consent to the processing of his/her identification and personal data by sending an email to: dpo@enginsoft.com.
Pursuant to Article 7 of the GDPR, revocation of consent does not affect the lawfulness of processing based on the consent given prior to revocation.
The interested party who considers that the processing of his/her personal data does not comply with the provisions in force, or if the response to a request with which he/she exercises one or more of the rights listed above does not occur within the indicated timeframe or is not satisfactory, may apply to the judicial authority or to the Guarantor for the Protection of Personal Data, in the latter case by means of a complaint pursuant to Art. 77 of the GDPR as per the procedures indicated at the web address: www.gpdp.it/modulistica-e-servizi-online/reclamo.